Gebruiksaanwijzing: zó werkt deze branche-RI&E

Alleen voor tank- en wasactiviteiten

Dit RI&E-instrument is specifiek gemaakt voor tankstations en wasbedrijven en de bedrijfsactiviteiten die hier normaal gesproken plaatsvinden. Het is niet geschikt voor andere activiteiten, zoals voertuigonderhoud. Vinden zulke activiteiten binnen jouw onderneming plaats? Dan is het zaak hiervoor een ander RI&E-instrument in te zetten, of een aanvulling op de branche-RI&E uit te voeren. Mogelijk moet je hier vanwege de verplichte toetsing dan ook een arbokerndeskundige of een arbodienst bij betrekken.

Vragenlijst invullen per vestiging

Er is rekening gehouden met het feit dat de branche zowel kleinere bedrijven met enkele werknemers als grotere organisaties omvat. In het laatste geval is het uitgangspunt dat de vragenlijst per vestiging wordt ingevuld. Je kunt hierbij wel overwegen om een extra vragenlijst te gebruiken en daarin alleen de vragen in te vullen over zaken die voor alle vestigingen hetzelfde zijn. Denk bijvoorbeeld aan werktijden, functioneringsgesprekken en het arbobeleid. Deze vragen kun je vervolgens overslaan in de vragenlijst van de afzonderlijke vestigingen. Op dezelfde manier kun je in het plan van aanpak ook acties combineren die voor alle vestigingen nodig zijn.

Bij franchising is iedere franchiseondernemer zelf verantwoordelijk

Goed om te weten: een zelfstandige franchiseondernemer is wettelijk gezien zelf verantwoordelijk voor de RI&E. De franchisegever mag en kan hier mogelijk in ondersteunen, maar de primaire verantwoordelijkheid ligt bij de individuele ondernemer.

Denk goed na over het RI&E-proces

Uit het voorgaande blijkt wel dat het belangrijk is om vooraf goed na te denken over het RI&E-proces van je onderneming. In de regel is het verstandig als één persoon de taak heeft om de RI&E op te zetten en te onderhouden. Dit is vaak de preventiemedewerker of arbocoördinator. Deze persoon kan vervolgens per vestiging een vragenlijst aanmaken en andere personen de opdracht geven om onderdelen van de RI&E te gaan uitvoeren. Zo kan meteen ook worden bewaakt dat de personen die dicht bij de praktijk zitten een bijdrage leveren. Dit vergroot de betrokkenheid en de kwaliteit. Het gaat immers over hún werkomstandigheden.

Houd de RI&E en het Plan van Aanpak actueel

Om grip op de risico’s te hebben én te houden, is het belangrijk dat je de RI&E en het Plan van Aanpak actueel houdt. Werk hierbij volgens deze uitgangspunten:

Plan van Aanpak: check dit in elk geval jaarlijks. Wat is al gerealiseerd en wat moet je organisatie nog doen? Pas het plan steeds aan op de laatste stand van zaken.
De RI&E: loop de vragenlijst in elk geval eens in de vier jaar opnieuw door. Zo neem je niet alleen nieuwe ontwikkelingen in de buitenwereld mee, maar ook vernieuwingen die de organisaties van werkgevers en werknemers in reactie hierop doorvoeren in het branche-instrument. Treden er tussentijds belangrijke veranderingen op binnen je eigen onderneming? Wacht dan niet af tot de vier jaar om zijn, maar ga na of je de RI&E al eerder deels of volledig moet herhalen om alles onder controle te hebben.

Betrek medewerkers bij de uitvoering van de RI&E

Medewerkers zijn een belangrijke bron van informatie over gezondheid en veiligheid op het werk en hebben hier bovendien groot belang bij. De kwaliteit en het draagvlak van de RI&E zijn er daarom bij gebaat als je medewerkers bij het proces betrekt. Bedenk vooraf hoe je dit wilt doen, want uiteenlopende keuzes op dit terrein hebben ook uiteenlopende effecten. Enkele opties:

Samen invullen: bij deze aanpak betrek je medewerkers direct bij het invullen van de RI&E-vragen.
Bespreken van relevante onderwerpen: bij deze methode bespreek je specifieke onderdelen in een werkoverleg of aparte toolbox-meeting. Bekijk de lijst van aandachtspunten voor het werkoverleg.
Enquête uitzetten: in dit geval laat je medewerkers een aparte vragenlijst invullen en verwerk je de resultaten in het instrument. Bekijk een voorbeeld van de RIE vragenlijst voor medewerkers.

Bij het invullen van de vragen over werkdruk en ongewenst gedrag is het belangrijk dat je de vragen steeds vanuit 2 invalshoeken bekijkt namelijk:

Is het geregeld in onze organisatie en hoe?
Hoe beleven medewerkers dit en voelen zij zich voldoende ondersteund om de maatregel toe te passen in de praktijk? Dit kan worden uitgevraagd op bovenstaande manieren.

Zo krijg je er zicht op of en hoe een maatregel is georganiseerd bij jou in het bedrijf. En eveneens krijg je er inzicht in of de medewerkers deze maatregelen uit kunnen voeren of ervaren als helpend in de praktijk. In de inleiding van de hoofdstukken over werkdruk en ongewenst gedrag zijn voorbeelden gegeven.

Kies je eigen werkwijze, maar maak die in elk geval zichtbaar

De drie genoemde methoden voor raadpleging van medewerkers bieden ruimte om tot een eigen invulling te komen. Hoe deze er ook mag uitzien: maak in de RI&E in elk geval duidelijk dat minstens één van de methoden is toegepast en dat de uitkomsten zijn meegenomen. Dit kan bijvoorbeeld door de opbrengsten als ‘bijlage’ bij de desbetreffende vraag in het AMS toe te voegen. Goed om te weten: het digitale instrument AMS biedt (nog) geen mogelijkheid om enquêtes uit te zetten en uitkomsten te verwerken. Dit zul je dus buiten het instrument om moeten organiseren.

Stem af met de OR of PVT

Is binnen je bedrijf een ondernemingsraad (OR) of personeelsvertegenwoordiging (PVT) actief? Dan is het in aanvulling op bovenstaande aandacht voor medewerkersbetrokkenheid zaak rekening te houden met de formele rechten en bevoegdheden van deze organen. De uitkomsten van een raadpleging van de medewerkers kunnen hierbij een goede basis zijn. Ook kan de OR of PVT een nuttige gesprekspartner zijn om informatie te verzamelen voor de RI&E en om te komen tot een door de medewerkers gedragen Plan van aanpak.

De OR of PVT heeft de volgende rechten en plichten:

Instemmingsrecht bij de opzet en uitvoering van de RI&E.
Instemmingsrecht bij het Plan van aanpak.
Recht op de RI&E-rapportages, het Plan van Aanpak en (in gevallen waarin toetsing verplicht is) de toetsingsrapportage over beide documenten.
Verplichting om naleving van de wetgeving voor gezond en veilig werk te bevorderen.

Zorg voor betrokkenheid van de preventiemedewerker

Bij de zorg voor gezond en veilig werk moet de werkgever zich laten ondersteunen door ten minste één deskundige werknemer (zie kader). Deze preventiemedewerkers horen volgens de wet betrokken te zijn bij diverse werkzaamheden rond de RI&E. Afgezien daarvan is deze betrokkenheid ook gewoon goed voor de kwaliteit, want een preventiemedewerker kent de risico’s op de werkvloer van nabij. Volgens de wet is betrokkenheid van deze deskundige werknemers verplicht bij:

Het voorbereiden en uitvoeren van de RI&E.
Het opstellen en uitvoeren van de maatregelen in het Plan van Aanpak.
De samenwerking met en het adviseren van de OR, PVT of belanghebbende medewerkers.
De samenwerking met en het adviseren van de bedrijfsarts en de arbodeskundigen die de werkgever ondersteunen. Denk bijvoorbeeld aan de deskundige die de RI&E toetst.

Verplicht aanwezig in iedere onderneming

Iedere onderneming hoort volgens de wet ten minste één preventiemedewerker te hebben. Vraagt de omvang van de organisatie om meer dan één van deze deskundige werknemers, dan moet de werkgever er automatisch ook meerdere aanwijzen. Zijn er maximaal 25 werknemers in dienst, dan mag de werkgever zelf preventiemedewerker zijn. Zie voor meer informatie het Arboportaal van het ministerie van SZW.

Bepaal van ieder knelpunt de risicoklasse

Ga je eenmaal met de vragenlijsten aan de slag, dan vraagt het RI&E-instrument je om van ieder knelpunt de risicoklasse te bepalen. Hierbij wordt gewerkt met 5 risicoklassen:

Risicoklasse 1	Hoog risico
Risicoklasse 2	Middel risico
Risicoklasse 3	Laag risico
Wettelijk verplicht
Beleidsmatig

Het systeem werkt als volgt:

Het instrument stelt steeds een standaard risicoklasse voor. Deze is gebaseerd op een algemene inschatting door de betrokken arbokerndeskundigen met behulp van het model van Kinney & Wiruth. Hierin is de risicoklasse afhankelijk van een inschatting van effect, blootstelling en waarschijnlijkheid van een risico. De combinatie van deze drie factoren bepaalt de uitkomst.
Bij sommige vragen is in plaats van de risicoklasse aangegeven dat er een wettelijke verplichting in het spel is. In deze gevallen is de inschatting van de ernst minder van belang of niet mogelijk, omdat het bijvoorbeeld een organisatorische verplichting betreft (zoals het registreren van ongevallen.
In gevallen waarin geen echte risicoclassificering mogelijk is en ook geen sprake is van een direct wettelijke verplichting, zal het systeem automatisch de optie ‘Beleidsmatig’ voorstellen.
Je kunt een voorgestelde risicoklasse per vraag wijzigen door op ‘wijzig risicoklasse’ te klikken. Hier moet je dan wel een onderbouwing bij geven. Zo maak je duidelijk waarom je afwijkt van de algemene inschatting van de betrokken arbokerndeskundigen.

Bepaal achterliggende oorzaken van de risico’s

Als je in de RI&E een risico constateert waar verbetering op nodig is, is het zaak maatregelen te kiezen om die verbetering te bereiken. Om hierbij de juiste keuzes te maken, is het belangrijk na te denken over de achterliggende oorzaak: wat is eigenlijk de bron van dit risico? Geef daarom bij het antwoord op een vraag altijd aan wat de achterliggende oorzaken van een knelpunt zijn. Zowel de arbokerndeskundige (bij RI&E-toetsing) als de Arbeidsinspectie (bij RI&E-controle) zal hiernaar vragen.

Waarom achterliggende oorzaken belangrijk zijn: een voorbeeld

Een vluchtweg is geblokkeerd omdat er dozen voor staan. Wat is de oplossing? Je kunt de dozen uiteraard verplaatsen, maar de cruciale vraag is waarom ze daar terecht zijn gekomen. Mogelijk is er te weinig opslagruimte of zijn medewerkers zich er onvoldoende van bewust dat het om een vluchtweg gaat die vrij moet blijven. In beide gevallen is de kans groot dat er snel nieuwe dozen staan als je de grondoorzaak niet aanpakt. En blijft het knelpunt dus bestaan. Kijk daarom altijd naar de grondoorzaken, want zo kun je knelpunten bij de bron aanpakken en voorkomen dat ze na je ingreep gewoon weer terugkeren.

Grondoorzaken voor knelpunten spoor je op door herhaaldelijk de vraag ‘waarom?’ te stellen. Je kunt als vuistregel aanhouden dat je na 5x ‘waarom?’ de grondoorzaak (of grondoorzaken) doorgaans wel te pakken hebt. Onderstaand overzicht geeft veelvoorkomende grondoorzaken voor knelpunten op het gebied van gezond en veilig werk.

Bekende grondoorzaken voor knelpunten op het gebied van gezond en veilig werk

· Er is onvoldoende tijd, budget of investeringsruimte beschikbaar of gereserveerd om het risico goed aan te pakken.

· Door kennisgebrek is het risico niet (bij de juiste personen) in beeld of wordt het onderschat.

· Het risico is wel bekend, maar door gebrekkige organisatie zijn er geen goede afspraken gemaakt of procedures ontwikkeld om te borgen dat het onder controle is en blijft.

· Er is niemand verantwoordelijk gemaakt voor het up-to-date houden van oplossingen of voor het onderhouden, vervangen en aanvullen van benodigde materialen. Of deze persoon is buiten beeld geraakt en de verantwoordelijkheid is niet overgenomen.

· Er zijn onvoldoende of te weinig geschikte middelen om het werk uit te voeren. Denk aan het juiste gereedschap en goede persoonlijke beschermingsmiddelen.

· Een externe partij die vaste ondersteuning bood is buiten beeld geraakt en niet vervangen. Denk bijvoorbeeld aan externe leveranciers van keuringen of onderhoud van installaties en werkmiddelen.

· Er zijn wel maatregelen voor gezond en veilig werk, maar medewerkers krijgen in de praktijk niet voldoende tijd of ruimte om deze (volledig) toe te passen.

· Belangrijke kennis en vaardigheden worden onvoldoende opgefrist en geoefend. Bijvoorbeeld omdat hier geen structuur voor is ontwikkeld, of deze doordat deze gaandeweg is verwaterd.

· Medewerkers kennen de maatregelen voor gezond en veilig werken wel, maar het is onderdeel van de bedrijfscultuur geworden om ze niet (volledig) toe te passen.

· Werkgever en werknemers werken niet goed samen. Bijvoorbeeld doordat de onderlinge verstandhouding te wensen overlaat of doordat er onduidelijkheid bestaat over de onderlinge rolverdeling.

· De werkomgeving is niet optimaal voor de uit te werkzaamheden.

Pak risico’s zoveel mogelijk aan de bron aan

Nadenken over achterliggende oorzaken is ook belangrijk omdat de wet eist dat je bij het kiezen van maatregelen voorrang geeft aan mogelijkheden om het probleem bij de bron op te lossen. Je moet bij het bepalen van maatregelen de zogenaamde arbeidshygiënische strategie volgen:

Bronmaatregelen: dit zijn maatregelen die het risico helemaal wegnemen. Bijvoorbeeld een gevaarlijke stof vervangen door een ongevaarlijke stof, of onveilige of belastende werkzaamheden automatiseren.
Technische maatregelen: dit zijn maatregelen die blootstelling aan het risico voorkomen of beperken door alle werknemers van het risico af te schermen. Ze hebben de voorkeur als het volledig wegnemen van het risico redelijkerwijs niet mogelijk is. Voorbeelden zijn beschermkappen op machines, ventilatie en het afzuigen van stoffen.
Organisatorische maatregelen: dit zijn maatregelen die het risico voor individuele werknemers beperken. Deze zijn verplicht als ook technische maatregelen niet voldoende zijn om het risico te beheersen. Voorbeelden zijn taakroulatie om de blootstellingsduur te beperken of werken vanuit een afgeschermde bedieningsruimte.
Persoonlijke bescherming: als laatste mogelijkheid kan de werkgever persoonlijke beschermingsmiddelen ter beschikking stellen, zoals gehoorbescherming. De werkgever moet voorlichting en instructie verzorgen over het gebruik en moet toezicht houden op het gebruik ervan.

Je kunt vaak niet alles meteen 100% goed hebben. Wel moet je laten zien dat je grotere risico’s op korte termijn (en met voorrang) aanpakt. Lukt het niet meteen om definitieve oplossingen te realiseren, bijvoorbeeld omdat dit grote investeringen vergt? Dan moet je nagaan of je eerst tussenmaatregelen kunt nemen om het risico te beperken. Het is dus niet de bedoeling om in zo’n geval helemaal niets te doen.

Tussenmaatregelen nemen: een voorbeeld

De stofzuigers waarmee werknemers het interieur van voertuigen reinigen maken zo veel lawaai dat er een risico van gehoorbeschadiging is. Geluidsarme stofzuigers aankopen kan wegens onvoldoende budget echter pas over een jaar. In de tussentijd maak je daarom heel precieze instructies over de werkwijze en over verstrekte persoonlijke beschermingsmiddelen. Ook voer je iedere week een check uit of er nog op de juiste wijze wordt gewerkt.

Benut de extra informatie over risico’s en oplossingen op SFTW.nl

Op de website www.SFTW.nl is nadere informatie te vinden over risico’s die binnen de branche veel voorkomen. Je vindt hier ook mogelijkheden om ze goed te beheersen. Een deel van de informatie is te vinden in zogenaamde Arbocatalogi, die zijn gecontroleerd en goedgekeurd door de Nederlandse Arbeidsinspectie. Als je oplossingen toepast die hierin worden genoemd, weet je zeker dat je aan de Arbowet voldoet. Er zijn afzonderlijke arbocatalogi voor tankstations en voor wasstraten.

Onderwerpen die in de arbocatalogi aan bod komen zijn:

Agressie en geweld
Daglicht en verlichting
Gevaarlijke stoffen
Klimaat
Lichamelijke belasting
Legionella

Naar de Arbocatalogus tankstations ->

Naar de arbocatalogus wasstraten ->

Disclaimer

Het Sociaal Fonds Tankstations en Wasbedrijven, opgericht door CAO-partijen in de sector, is niet aansprakelijk voor schade of andere claims en eisen die voortkomen uit het gebruik van deze branche-RI&E. Je bent als werkgever zélf verantwoordelijk voor het hebben van een RI&E-document en Plan van Aanpak, evenals voor de volledigheid, actualiteit en waarheidsgetrouwheid hiervan.